Produktivität steigern mit Organisation und Planung
Was ist Produktivität?
Als Produktivität bezeichnet man das Verhältnis von Ergebnissen zum Einsatz. Beispiel: Pro Arbeitsstunde (Einsatz) werden 2 Fahrräder produziert (Ergebnis). Die Produktivität kann dabei verschiedene Messeinheiten ins Verhältnis setzen und ist somit flexibel in der Anwendung. Quelle: welt-der-bwl.de
Warum ist Produktivität wichtig?
Für Dich: Produktiv arbeitende Menschen fühlen sich weniger gestresst, erzielen schnellere und bessere Ergebnisse, sind beruflich erfolgreicher und haben eine ausgewogenere Work-Life-Balance.
Für unsere Gesellschaft: Ein Produktivitätsplus bedeutet, dass die Bevölkerung für denselben materiellen Wohlstand weniger arbeiten muss. Wie dieser Wohlstand anschließend jedoch verteilt wird, ist eine Frage der Reallohnentwicklung und damit eine Frage gesellschaftspolitischer Machteinflüsse“. (siehe dazu auch https://www.youtube.com/watch?v=w0FhKSeUqTk)
Wie steigere ich meine Produktivität nachhaltig?
Am besten mit System. Bei der Produktivität geht es darum, wirksam zu handeln. Der Begriff Wirksamkeit findet laut Duden zwei Synonyme: Effektivität und Effizienz. Während bei der Effektivität die bestmögliche Zielerreichung im Fokus steht, wird bei der Effizienz der erbrachte Aufwand betrachtet. Bedeutet: Effektiv ist Dein Handeln, wenn es zum gewünschten Ergebnis bzw. Ziel führt. Effizient ist Dein Handeln, wenn Du das gewünschte Ergebnis bzw. Ziel mit möglichst geringem Aufwand (Zeit u./o. Ressourcen) erreichst.
Formel:
- Ergebnis / Ziel = Effektivität
- Ergebnis / Aufwand = Effizienz
Häufige Einwände/Ausreden:
- Ich kann mir meine Aufgaben gut merken. Ich brauche keine To Do Liste.
- Entweder hast Du zu wenig Aufgaben, oder Dir brennt eines Tages die Sicherung durch. Wieso? Weil jedes To-Do in deinem Gehirn eine Art Spannungsbogen erzeugt. Dein Gehirn will die Aufgabe lösen. Zu viele Spannungsbögen sorgen über kurz oder lang für einen Kurzschluss. Indem Du deine To-dos in einem Tool sammelst, baust Du die Spannungsbögen in Deinem Gehirn ab. Das erschafft wiederum Freiraum, den Du neu nutzen kannst.
Tipp 1: Organisiere Deine To Dos (Aufgaben)
Organisation ist ein wirksames Mittel gegen Frustration. Albert Einstein hat es ungefähr so ausgedrückt: Bewusstsein erzeugt Realität. Aus dem Bewusstsein Deiner Aufgaben entspringt für Dich die Möglichkeit, Deine Aufgaben umzusetzen.
Folgende Handlungsempfehlungen dazu:
- Setze Dir klare Ziele. Was sind Deine Top 5 Ziele in den nächsten 3 Jahren? Welche Bedingungen sind mit jedem Ziel verbunden
- Mache Deine Ziele für Dich sichtbar, damit du sie täglich vor Augen behältst
- Organisiere Dir ein Tool zur Organisation Deiner To Do´s (Empfehlung Todoist)
- Setze kluge Prioritäten. Was ist wirklich wichtig, um Deine Ziele zu erreichen?
- Arbeite mit einem Kalender und
- trage Dir alle Termine ein und füge in jedem Termin eine klare Agenda ein. Wenn Du Termine mit anderen hast, frage diese nach der Agenda. Eine Agenda unterstützt Produktivität
- setze Dir für die Zeitfenster Ziele bzw. trage die Aufgaben ein, welche Du hier erledigen willst. Bei einem Terminblock für Sport kannst Du z.B. den Trainingsplan einfügen
- Plane Dir sinnvolle Zeitblöcke ein die sicherstellen, dass Du die notwendigen Aktivitäten zur Zielerreichung erbringen kannst. Jeder Zeitblock ist eine Chance auf Erfolg, die Du dir selbst ermöglichst.
Tipp 2: Plane jeden Tag – Every Day is Game Day
Nimm Dir jeden morgen 30 min Zeit und führe eine Realisierungsintention durch. Das bedeutet, dass Du den ganzen Tag, Termin für Termin geistig durchspielst. Dabei werden Dir automatisch Planungslücken oder Planungsfehler auffallen, welche Du dann direkt korrigieren kannst. Zudem empfiehlt es sich, einmal pro Woche aus der Vogelperspektive zu prüfen, ob Du dich auf Zielkurs befindest.
Folgende Handlungsempfehlungen dazu:
- Notiere schriftlich zu jedem Termin den folgenden Satz: Ich werde von (Uhrzeit Start) bis (Uhrzeit Ende) in/im/am (Ort) (konkrete Handlung)
- Wenn Du keine Termine im Kalender hast -> Plane sie ein. Kein Termin ist zu unwichtig, dass er nicht im Kalender stehen sollte, weil Du immerhin Deine kostbarste Ressource dagegen austauschst: Deine Lebenszeit!
- Füge in jedem Termin die konkrete Aufgabe(n) / Ziele oder die Agenda ein
- Schütze Deinen Plan. Außer Notfällen gibt es nichts, was wichtiger als Deine Planung ist. Denke immer daran, dass Du diesen Plan aufgestellt hast und er das Kind Deiner Ziele ist!
🙋🏼♂️ Viel Spaß bei der Lebenswerkgestaltung auf Deiner Heldenreise! 🚀
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